È ormai diventata obbligatoria quasi per tutti la fatturazione elettronica, in sostituzione della tradizionale cartacea. Si tratta di un cambiamento che ha portato anche a numerosi vantaggi per le aziende, perché il tutto diventa più efficiente, preciso e rapido.
Alcune sfide però sembrano non essere cambiate e, ancora oggi, commettere errori durante la compilazione e l’invio è uno dei più grandi timori dei possessori di Partita IVA, sia che si tratti di imprenditori che di liberi professionisti.
Inviare una fattura errata può di fatto comportare sanzioni e problemi nella contabilità che necessitano di essere risolti per ristabilire un equilibrio. È quindi bene prestare estrema attenzione nella sua stesura e nei processi di invio.
Molte complicanze possono essere risolte grazie all’integrazione di un buon software per fatture elettroniche all’interno degli strumenti aziendali, ma l’attenzione resta imprescindibile e in questo articolo parleremo in modo approfondito di come evitare e correggere gli errori in fattura.
Errori in fattura elettronica: ecco a cosa fare attenzione
Massima attenzione deve essere prestata in fase di compilazione perché la maggior parte degli errori è spesso legata proprio a questo momento. Uno dei più comuni è quello legato ai dati del cliente, che talvolta non sono corretti o aggiornati (occhio anche al codice fiscale ed eventuale Partita IVA).
La numerazione delle fatture deve essere progressiva e la data d’emissione deve rispettare i termini normativi. Quando viene compilata la fattura bisogna essere dettagliati e precisi nella descrizione dei beni e servizi forniti, evitando di essere superficiali e generici.
Un altro aspetto importante che spesso viene sbagliato è l’applicazione dell’imposta di bollo: è bene assicurarsi di segnare correttamente il campo dedicato se necessario.
Dopo l’invio della fattura la nostra attenzione non deve calare ma il consiglio è di monitorare con attenzione tutte le fasi che questa attraversa, assicurandosi che venga accettata o controllando che non venga scartata e aspettando la notifica di esito da parte dello SDI prima di registrare la fattura.
Un errore comune è inoltre l’utilizzo di caratteri speciali non supportati nel tracciato XML, come il simbolo “&” o caratteri di valuta come “$” e “€”. Infine, l’ultima attenzione va prestata all’indirizzo PEC o codice destinatario: se non corrispondono al cliente, la fattura potrebbe non arrivare a destinazione.
Software per la gestione delle fatture elettroniche: come possono essere d’aiuto
Per quanto si possa prestare attenzione può capitare, nell’inserimento dei dati, di commettere alcuni errori. Come evitarli, quindi? Il primo consolidato suggerimento è quello di munirsi di un software per la gestione delle fatture elettroniche.
Questo permette, infatti, di creare e inviare fatture in modo rapido e preciso, riducendo il rischio di errori umani perché molti dati vengono inseriti in maniera automatica e senza la necessità di un intervento manuale.
In particolare, possono automatizzare la numerazione, oltre che inserire automaticamente i dati del cliente qualora questi fossero stati prima registrati in sistema.
Un’altra grande utilità di tali software è data poi dalla gestione centralizzata di tutte le informazioni contabili. Gli strumenti avanzati offrono di fatto funzioni per monitorare le spese, registrare gli acquisti e controllare i pagamenti, tutti elementi che garantiscono che nulla venga trascurato.
Infine, spesso includono strumenti di collaborazione con il commercialista, facilitando l’accesso alle fatture e l’elaborazione delle dichiarazioni fiscali, ulteriore elemento che permette di ridurre il rischio errori potendo avere un riscontro diretto con il tuo professionista di fiducia.
Ho commesso comunque degli errori: come posso risolvere?
Errare humanum est e per questo motivo non si può escludere completamente la possibilità di sbagliare qualcosa nella compilazione della propria fattura elettronica, sia che si faccia molta attenzione e sia che si stia usando un software professionale.
Non c’è però da preoccuparsi perché esiste sempre il modo di rimediare. Se l’errore viene scoperto prima che la fattura sia inviata al Sistema di Interscambio (SdI), ad esempio, la soluzione è semplice: si può correggere immediatamente e inviarla all’SdI senza doversi preoccupare di complicazioni.
Nel caso in cui, invece, la fattura sia già stata inviata e successivamente scartata dal SdI, basterà seguire una procedura di correzione. Insieme al messaggio di errore viene inviato un codice che identifica il tipo di problema e una spiegazione del perché la fattura sia stata rifiutata, ciò aiuterà a sistemare le cose.
Da questo momento si hanno a disposizione cinque giorni per apportare le correzioni necessarie e successivamente si potrà inviare nuovamente il documento, mantenendo lo stesso numero progressivo e la data.
Se, invece, la fattura è stata accettata e ricevuta dal destinatario, ma ti sei accorto solo dopo che presenta errori, non è possibile modificarla direttamente. In questo caso, è necessario emettere una nota di variazione per annullare la fattura errata e successivamente creare una nuova fattura corretta.
Infine, se l’errore deriva da un rifiuto del documento da parte della Pubblica Amministrazione è necessario anche in questo caso emettere una nota di credito a storno totale per annullare la fattura e poi inviarne una nuova, seguendo le istruzioni ricevute.
