La digitalizzazione dei documenti comprende tutte quelle attività in grado di acquisire i documenti cartacei e convertirli in documenti digitali, che permettono di effettuare una conservazione digitale a norma di legge.
Si tratta di una procedura molto comune sia all’interno degli enti PA, sia all’interno delle imprese, che è regolata da un’apposita normativa. Il processo di digitalizzazione richiede, sempre, un’attività di dematerializzazione dei documenti, ovvero un processo tecnologico in grado di convertire i documenti dalla forma cartacea ad un formato digitale.
Qui di seguito è stato approfondito il funzionamento di un tradizionale servizio di digitalizzazione archivi e documenti cartacei, con maggiori dettagli sugli strumenti più utilizzati per l’acquisizione ottica dei documenti.
Digitalizzazione documenti cartacei: ecco come funziona
La digitalizzazione dei documenti cartacei richiede l’utilizzo di strumenti professionali, come gli scanner, per effettuare il processo di dematerializzazione e convertire i documenti dal formato originale (cartaceo) in un formato digitale (PDF, TIFF, JPEG).
Questi strumenti tecnologici permettono di acquisire le immagini e indicizzarle all’interno di un sistema centralizzato per la gestione e la conservazione dei documenti digitale. In base alle caratteristiche dei documenti, è possibile scegliere lo strumento più adatto per effettuare la scansione in modo professionale, ad esempio: per gli archivi storici è consigliato l’utilizzo di uno scanner planetario, per gli uffici è possibile utilizzare uno scanner rotativo e così via.
Numerose sono le aziende leader del settore che offrono servizi di digitalizzazione dei documenti cartacei e suddividono il processo in diverse attività, che andremo ad analizzare nel paragrafo seguente.
Le attività di digitalizzazione dei documenti
Gran parte dei servizi di digitalizzazione di archivi e documenti cartacei offrono tutte le condizioni organizzative tecniche e funzionali per la progettazione, la realizzazione e lo sviluppo di sistemi automatizzati, al fine di gestire automaticamente tutti i procedimenti amministrativi elettronici.
Il processo di digitalizzazione dei documenti cartacei richiede delle fasi standard, che permettono di realizzare documenti informatici di qualità e in linea con la conservazione digitale a norma di legge. Ecco quali sono le principali fasi:
- Normalizzazione
La prima fase del procedimento di gestione elettronica dei documenti, in cui si organizza tutta la documentazione prima di effettuare l’acquisizione ottica del formato cartaceo.
- Scansione
Attraverso uno scanner professionale è possibile scansionare i documenti originali e inserirli all’interno di un database digitale, scegliendo il formato e la colorazione dei documenti. - Classificazione
La classificazione dei documenti avviene attraverso il sistema di intelligenza artificiale integrato all’interno di uno scanner professionale e mediante funzionalità tipiche come optical mak recognition o barcode recognition. - Inserimento dei metadati
L’inserimento dei metadati come allegati dei documenti è fondamentale per velocizzare le ricerche future.
Il flusso di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti cartacei può essere personalizzato in base alle esigenze di ogni cliente, che dipendono fortemente dal contesto. La digitalizzazione dei documenti cartacei presenti in un archivio di un ente PA richiede processi e strumenti differenti rispetto alla digitalizzazione dei documenti di un’impresa.
Per ottenere un servizio professionale e a norma di legge, è consigliato rivolgersi a società dotate di una o più certificazioni dei servizi offerti.
